2012年3月28日水曜日

先輩がひた隠しにしたがるEvernoteの使い方 情報の集め方 Officeデータ


ユーザーの多いと思われるパソコンソフト

パソコン上で扱うデータの中でもユーザー数の多いのがWord・Excel・PowerPointといったOffice系と思います。


仕事場でもOffice系データをUSBやメールでやり取りをすることも。
そのOffice系データの扱い方で私が経験した問題は2点




1.職場で作成したデータを自宅でも扱いたい


1.職場で作成したデータを自宅でも扱いたい
    この問題に関してはUSBにデータを入れて常に持ち歩くという方法で回避することはできます。
    USBを無くしてしまった経験もあるので私には不適切。




2.最終版の取り違い

  2.データが複数箇所に存在するときの最終版の取り違い
    データがパソコン本体にもあって、USBにも入っていて、さてどれが最終版だっけ?
    せっかく修正した論文も、前日のデータと取り違えて提出してしまい、
  教授にげんこつを食らった経験も


解決方法としてやはり、Evernoteに保存する

その問題点の解決方法としてやはり、Evernoteに保存する事が考えられます。


  1.職場で作成したデータもEvernoteに保存することで自宅でも扱うことが出来る。
   これは私が日常していることで説明してみます。

     私の一日の流れとして
     

   早朝4時に起床
    ↓
      Evernoteを立ち上げて、論文や仕事上の書類を作成

    ↓      家族が起きてきたら作業していたデータを上書き保存してEvernoteの同期をクリック

    ↓      ★この段階でEvernoteのサーバーに最新版のデータが保存されています。

    ↓      8時から仕事が開始

    ↓      職場で使っているノートパソコンのEvernoteを立ち上げて同期をクリック

    ↓      これで職場で使っているノートパソコンのEvernoteに最新版のデータが更新されます。

    ↓      今朝まで書き上げていた論文や書類を立ち上げる

    ↓      職場での書類作成の作業が終われば、上書き保存をしてEvernoteの同期をクリック

    ↓      ★この段階でまたEvernoteのサーバーに最終版が保存されています。

    ↓      自宅に戻り、作業する必要があればEvernoteを立ち上げて同期をクリック

    ↓      ★これで自宅のパソコンのEvernoteにも最終版のデータが保存されることになります。

    ↓    USBを介すること無くデータの最終版を自宅・職場で扱うことができます。



      2.最終版の取り違えが無い

    1.で説明したようにEvernoteに保存、同期をクリックすることで
  自宅・職場のパソコンのEvernoteが同期されるので、最新版が常に手元にある状態になれます。

    いやいや、その同期を押し忘れたらダメじゃん!って突っ込みたくなりますね。
    プレミアムアカウントを取得すると自動で定期的に同期を行なってくれてます。
    (無料アカウントユーザーに確認を取っていないのですが、たぶんプレミアムアカウントのみのサービスかも)
    無料ユーザーアカウントの方も同期をクリックするクセを付けておいてくださいね^^;




ほとんどのデータがEvernoteに保存できる

 書き忘れるところでした。
 どのオフィス系データもEvernoteに保存することができます。 
 Word・Excel・PowerPointもちろんMacのソフトも保存できます。
 1つのノートの容量制限が50MBと制限があるので、それを超えないデータなら大丈夫ですね