2012年4月9日月曜日

先輩がひた隠しにしたがるEvernoteの使い方 ノートブックに振り分けることで必要な情報だけが目に付くようになる


することは見えるからこそできる


数年前から作業効率の改善や仕事術として、「見える化」というキーワードを目にします。 こちらにてまとめが有りましたので引用いたします。


 「見える化」 10のポイント : ワークスタイル・メモ



■“見える化”10のポイント
・ 現状の棚卸から始める
・ 見せたくないもの、見せられないものほど“見える化”する
・ 見えるもの、見せるものを絞り込む  
・ 鮮度、タイミングを重視する  
・ アナログとデジタル(IT)を使い分ける  
・ 分かりやすくシンプルに  
・ 現場自らが見える仕組みを作る  
・ 本当の勝負は見えた後  
・ 見える化のノウハウを共有する  
・ 経営トップが見える化を牽引する    


ただ、単に漫然と情報共有を行うのではなく、何を共有するべきかというのをしっかり考えて共有するということが重要だと改めて考えさせられます。



のと事。 まあ、することにスポットを当てるために、見るべきものを見て、今、見なくてもいい情報は制限するということでしょう。





Evernoteのノートも見える化しちゃいましょう

私は注意散漫といいますか、新しいもの好きの性格なので色々な物が目に入るとそっちに気持ちが移ってしまいます。




がしかし、仕事に家庭に学業にといろいろすることがあるので、するべきことをほっといて遊んでしまうわけには行きません。なので、Evernoteのノートも見える化・見えない化することで集中しちゃいましょう!




以下が私の環境です。
先日話したnotebookは2つで運用しています。
要るノート=Inbox
いらないノートArchive です。


詳細はこちら



例として、Inboxの中の【01233情報の管理】というタグをクリック。

すると画像の中(小さくてすみません。)
上の赤いボックスに19個のノート(000.Inbox)とあります。
これは【01233情報の管理】タグがついたノートがInboxに19個あることを意味します。


画面左側はタグの一覧です。
左側中段赤枠の中は【01233情報の管理】のタグがついたノートが全てのノートに19個あることを意味します。






中段はそのタグの中に含まれているノートの一覧です。上段から最新版が並ぶように設定してます
詳細はこちら






中段の最も上のノート「法学部生がライフハックするブログ」のノートをちょっといじっちゃいましょう。
中段のノートを選択すると右段にノートの中身が表示されます。
赤四角で囲っているところに注目。





うっすらと000.Inboxと書いてるのが見えるでしょうか?
ここをクリックすると、ノートの所在を移すことが簡単に出来ます。

私は.Archiveと000.Inboxの二つが主なノートブック(ATOK PadはiPadに入れているアプリ用?いまだノートは作成されておらず、様子見)です。

なので、役目を果たしたノートは000.Inboxから.Archiveへ移動します。







ちょこっと見づらいですが、左段にある【01233情報の管理】タグの数字と中段にある19個のノートの数字は同じ19個を表示しています。






Inboxのノートの数が減った!
Inboxにある【01233情報の管理】タグが着いたノートは一つArchiveに移動したので、19個→18個に減っています。


Inbox = 要る情報なので、【01233情報の管理】タグで私が必要な情報は残り18個有るということが分かりますね。


タグ自体はInboxだろうがArchiveだろうが変化は有りませんので、左段の【01233情報の管理】タグの数は19個と変わりありません。







どう活用するといいの?

って思ったでしょ^^;


タグ自体には【01233情報の管理】と命名しましたが、これを【夕食の買い物】にするとどうでしょう?
夕食を作るにあたって必要な材料をメモしたノートを作成して、
これを見ながら買い物をする。


必要な物を買って、買い忘れが無いかを確認することもできますね。




最近の私の使っていた所では、論文の査読者への返事のために運用していました。
査読者からの質問は大小あわせて25項目。


25項目もあったら正直、(うんざりする)返答逃す事があるかもしれません。




一つでも返答逃しがあったら、論文として認定されませんのでそれは絶対に避けるべきです。




なので、25項目の一つひとつをノートにして、25個のノートをInboxに保存。
返答を書き上げる度に、InboxからArchiveへノートを移す。
すると徐々にInboxの数が減っていきます。


そうです、残りの返答する数が分かるのです。
これは精神衛生上有益なことです。




もんもんと『あとどれくらい書かないと行けないんだろ~』って悩むよりは『残り◯個だから、しんどいけど後1つ書いて休憩しよう』と
前向きに捉えることができます。






仕事上のプロジェクトを進めるときにも有効でしょう。
プロジェクトは2つ以上のタスクが生じる物事と仮定します。
それを徐々に1つずつ達成し、InboxからArchiveへ移すことにより、プロジェクトの進行具合も把握できます。











Evernoteは見える化でプロジェクトを消化する



私自身の進め方ですが、Evernoteの2ノートブックシステムを用いることで


取り組むべきタスクの総数が分かる
取り組んでいるタスクの進行具合が分かる
残りタスクがわかるので、時間の分配が出来る


の3点が大きな効果を果たしています。




皆さんはこの2ノートブックシステムをどう活用されますか?