2013年9月4日水曜日

タスクを分解する→やること増えて大変じゃねえか!→今日することだけにしたらスッキリ

仕事をするにあたって、忙しい時とそうでも無いときのギャップがストレスになることが多々有ります。
やることが多い時こそ、やりたいことが見つかるんです。
やることが多い時こそ、仕事に手がつかなくなっていらいらしちゃう。


こちらの記事では
「取りかかる仕事がどれくらいの工程が必要なのかわからない」

「タスクを動詞にして行動する段階まで分解する」
ことをおすすめしています。

このタスクを分解する方法は常日頃取り入れてます。


んが、しかし
やることが多い時、時間がなかなか取れない時に
タスクの分解をすると逆にすることが増えて大変じゃねえか!
ストレスが更に溜まるじゃねえか!
って事に度々陥ります。


それが今週の私。

◯新規の担当者会議に参加する
という大きすぎるタスクを分解すると

1.担当者会議をするにあたって事前情報をケアマネージャーからもらう(もしくはくださいと連絡する)
2.事前情報から自宅の住所、場所を確認して地図をコピーする
3.利用希望日とその日の送迎空き状況の確認する
4.利用希望日と利用者数の確認する
5.ケアマネージャーに利用可能かどうかの返事をする
6.担当者会議のスケジュールを決める
7.新規利用者のカルテを倉庫から出す
8.新規利用者の連絡帳を倉庫から出す
9.送迎スケジュール用の名札を作成する
10.テプラでカルテ、連絡帳、送迎名札分の名前テープを横、縦で印刷する。
11.テプラをカルテ、連絡帳、送迎名札に貼る
12.担当者会議の議事録紙を印刷する
13.担当者会議に移動する
14.担当者会議に参加する
15.担当者会議から帰る
16.担当者会議の議事録を作成(場合によってはPC入力後印刷)
17.主治医からの指示箋の依頼作成
18.書類をカルテに入れる
19.カルテを回覧するためのメモを貼る
20.カルテを回す
21.通所リハ計画書を作成する
22.通所リハ計画書に本人or家族のサインを貰う

とまあ、ざっと20項目以上は出てきます。
この工程を今週は3日連続行うという過密具合。
&、台風やら体調不良やらでスタッフも万全では無いのでこちとらクッタクタなわけなのです。←ここまでは早朝書いた分。



現在お昼休みですが、だいぶ落ち着きました。

上の20項目も何も今日全てする必要な無いんです。
前日までに準備してた部分もあるし、明日以降でもOKな処理も有ります。
今日するべきことは、13.14.15.16だけでもいいんです。

大きなタスクを分解するとどうしても小さいタスクの山が出来ます。
その山も全てを見てしまうからうんざりするんです。
ストレスが溜まるんです。
やる気が削がれるんです。


今日することだけを見たら22項目中4項目でOK。
約1/5でいいんです。
って思えたら心がスッキリしました。



タスクを分解する→小さなタスクの山ができる→前日にできる事、今日できる事、明日できる事に分けて行くと小さなタスクの山が小さなタスクの丘ぐらいにはなります^^;

分解した後に、スケジューリング。
これが
「タスクの分解をすると逆にすることが増えて大変じゃねえか!
ストレスが更に溜まるじゃねえか!」
の対策になりますね。