2017年11月13日月曜日

Q.タスク管理は毎日するもの?

A.『付箋やToDoリストを使用してのタスク管理は、日々の中での見直しはどのくらいの頻度やどのようなタイミングで行うのがおすすめでしょうか』の質問を分解してお答えいたします。
研究寺子屋でよく頂く質問に対する私の回答です。

Q-1.タスクの確認はどれくらいの頻度で行うか?
A-1.タスクが完了した時、新しいタスクが発生した時、活動場所を変える時がオススメ。
今日することのタスクが一覧できるリストが手元にあるのであれば、タスクが完了する毎に目を通すことをオススメします。
自分の持ち時間と現在の進行度をチェックするぐらいで構いません。さらっと目を通す、それで十分です。
自分の持ち時間と進行度がチェックできていれば、新しいタスクを受け入れる、断る、誰かに依頼するなどの適切な判断をすることができます。
また自宅から職場・職場から訪問先など活動場面を変える時に、リストに目を通すことで忘れ物を防いだり、ついでにできるタスクを完了することも可能です。


Q-2.見直しのタイミングのおすすめは?
A-2.一日の終りがオススメ。
一日の終りにすることは、今日一日で完了することができたタスクを眺めます。予想時間どおりに終えたタスク・早まったタスク・遅れたタスク・手がつけられなかったタスクが出てきます。予想時間からずれたタスクに関して、繰り返し行う必要があるのであれば予想時間の修正、重要度・緊急度に応じて残業するのか、明日のタスクに組み込むのか、行わないを判断しスケジュールに加えます。

毎日、夕方もしくは夜に見直すことを繰り返すことで、タスク完了の精度、予想時間の精度が高まり、自分の持ち時間を把握することができます。
自分の持ち時間を把握し、持ち時間を増やすことで業務の効率化や自身の興味のある勉強、研究活動を行うことができるようになります。

1日レベルの見直しができてきたら、1週間、1ヶ月、半年、1年と期間を伸ばして見直しをしていきましょう。長期の見通し・見直しは時間がかかったり、先が読めないなどの点もありますが、気楽に取り組んでみてください。