2013年7月6日土曜日

仕事にはチェックリストが必要だ


仕事にはチェックリストが必要だ




昨日は珍しく必要の無い残業をすることになりました。原因は私の簡単なミス。そのミスを防ぐにはチェックリストが有効です。チェックリストを作るには紙とペンだけでも十分。





簡単な計算ミスと記入漏れ




残業の理由は簡単なミスでした。お客さんの通所された日を数えてその日数×点数を計算するだけです。記入事項の漏れも、通所者の人数分カルテが出てるかどうかを確認する作業が抜けていたために起こったことでした。



原因は今まで4人で分担して行なっていた作業を2人で行うことになり、一人あたりのタスク数の増加したこと。かつタスク進行管理が出来てなかった事ですね。そのミスを修正するために余分な時間がかかり、昨日は珍しく必要以上に残業することとなりました。うぬぬ。こういう時こそチェックリストが効果を発揮するんでしょうね。いつもチェックリストを使ってと言っている割には自分自身がまだ使えてなかったです。反省だ。





解決するにはチェックリストを作ろう




仕事量がふえた時、一人当たりの負担が増えた時にミスが生じ、そのミスを修正するために自分の時間を浪費することになる。自分の時間を確保したいのならチェックリストを作ってミスを防ぎましょう。


私はtoodoledoで1日24時間のタスク管理をしています。起床してからの朝の準備、出勤中のタスク管理、帰宅後の家族とすること、自分のメンテナンスのタスクとずら~っと並んでいます。
その中から優先度の高いタスクをモレスキンポケットに書き込んで持ち歩いています。

今回のミスはそのタスク管理のtoodoledo、モレスキンのどちらにも書き込まれていなかったタスクに有りました。解決方法としてはtoodoledoにタスクを入れ込む、モレスキンに書き込む今日のタスクに入れ込むことで防げます。





まとめ




繰り返しのチェックリストならtoodoledoやRemember The MilkなどのTask管理ソフトも便利です。evernoteで管理している人も居ますね。
何を選択してもOKです。自分にあったチェックリストを見つけてください。